Hoe kan je bedrijfsprocessen optimaliseren?

Dat processen optimaliseren loont, voelt misschien als het intrappen van een open deur. Elke ondernemer wil dat de processen binnen zijn of haar onderneming zo optimaal mogelijk verlopen. Grote vraag is alleen: hoe zorg je ervoor dat processen geoptimaliseerd worden? Het is lastig om daar een concreet antwoord op te geven, omdat veel afhangt van bijvoorbeeld de grote van een bedrijf of de cultuur die heerst binnen een organisatie. Toch zijn er een aantal algemene zaken die je toe kunt passen om de processen binnen je bedrijf te optimaliseren. 

Breng huidige processen goed in kaart

Om processen te kunnen optimaliseren, is het belangrijk om eerst goed in kaart te brengen hoe de huidige processen verlopen. Om deze vervolgens te verbeteren, is het belangrijk om eerlijk in de spiegel te kunnen kijken. Processen optimaliseren begint met het durven toegeven dat er zaken beter kunnen en er vervolgens alles aan doen om dit te realiseren. Neem hier overigens de tijd voor. Het optimaliseren van een proces gaat namelijk niet van de ene op de andere dag, laat staan meerdere processen tegelijkertijd. Goed werk heeft tijd nodig en dat geldt zeker ook voor processen optimaliseren. 

Schep duidelijkheid 

Een heel proces optimaliseren op een manier dat iedereen weet wat er van hem of haar gevraagd wordt, vergt dus tijd. Belangrijk is dat iedereen zijn of haar rol kent en dat iemand verantwoordelijkheid neemt voor het verdelen van de taken. Wanneer dit niet duidelijk is, zal niemand de verantwoordelijkheid pakken die juist nodig is voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Je schept duidelijkheid door een proceseigenaar aan te stellen wiens taak het is om iedereen een verantwoordelijkheid toe te dichten. Alleen zo optimaliseer je processen op een relatief snelle manier. 

Automatische processen werken altijd optimaliserend

Tot slot is het belangrijk om na te gaan welke processen binnen het bedrijf geautomatiseerd kunnen worden. Automatisering is een belangrijk onderdeel van optimalisatie, omdat het de foutmarge verlaagt en de snelheid van een proces verhoogt. Dit alles leidt tot een efficiëntere werkwijze. 

Durf te blijven verbeteren

Optimalisatie is een continu proces en dus moet je niet alle processen direct tegelijk willen aanpassen. Het zal ook niet altijd direct goed gaan, al is het maar omdat je iedereen binnen de organisatie mee moet krijgen. Dit is in de praktijk eigenlijk nooit het geval, wat uiteindelijk ook niet erg is. Op deze manier blijft je in gesprek over je eigen bedrijfsproces en draagt iedereen een steentje bij aan de optimalisatie ervan.